Anders als in Deutschland, wo die Kommunikation noch häufig auf Papier erfolgt, verändert die Digitalisierung in Italien zwingend die Art und Weise, wie Bürger und Unternehmen mit den Behörden kommunizieren.
Die Digitalisierung soll die Abläufe stufenweise vereinfachen. In der Praxis kann sie für deutsche Unternehmer, die in den italienischen Markt eintreten, vor vielen administrativen Herausforderungen stellen. So erfordern beispielsweise der Schriftverkehr mit den Behörden, die Unterzeichnung von Dokumenten oder auch Routine-Vorgänge wie Gesellschafterbeschlüsse zwingend eine zertifizierte E-Mail-Adresse (auf Italienisch: Posta Elettronica Certificata, PEC) und eine digitale qualifizierte Fernsignatur.
Die zertifizierte E-Mail (PEC)
Die PEC-Adresse ist der wichtigste Kommunikationskanal mit den Behörden, Geschäftspartnern oder Kunden. Sie wird wie ein gewöhnliches E-Mail-Postfach genutzt, jedoch von zugelassenen Anbietern betrieben, die Zustell- und Empfangsbestätigungen mit Rechtswirkung ausstellen.
Für Gesellschaften ist eine PEC-Adresse eine Pflichtvoraussetzung für die Eintragung ins Handelsregister. Darüber hinaus muss der Geschäftsführer auch über eine eigene zertifizierte E-Mail-Adresse verfügen, damit Zustellungen durch die Behörden sowohl an die Gesellschaft als auch an den Geschäftsführer persönlich auf einem eigenen, rechtssicheren Weg erfolgen können.
Die Einrichtung erfolgt über einen zugelassenen Anbieter und setzt einen Identitätsnachweis voraus, zum Beispiel einen Ausweis oder eine italienische Steuernummer (für deutsche Unternehmer über das für Ihren Wohnsitz zuständige italienische Konsulat zu beantragen). Erst nach erfolgreicher Prüfung der Identität wird das Postfach freigeschaltet.
Die digitale qualifizierte Signatur
Die digitale qualifizierte Signatur ist die elektronische Version der eigenhändigen Unterschrift und verleiht einem elektronischen Dokument Rechtsgültigkeit. Sie wird von einem zugelassenen Anbieter ausgestellt und ist eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet. In Italien ist sie für viele gesellschaftsrechtliche Vorgänge erforderlich: für die Online-Gründung einer Gesellschaft, für die Eintragung von Änderungen im Gesellschaftsvertrag oder in der Gesellschafterstruktur sowie für die Gesellschafterbeschlüsse.
Die elektronische qualifizierte Signatur setzt zwingend eine Identitätsprüfung voraus und bei deutschen Staatsbürgern muss diese oft per Video-Identifizierung erfolgen, wobei viele Anbieter die Identifizierung nur auf Italienisch durchführen.
Anerkennung der deutschen digitalen qualifizierten Signatur: Was gilt in Italien?
Auf europäischer Ebene sorgt die eIDAS-Verordnung schrittweise für eine Anerkennung der elektronischen Signaturen unter den Mitgliedstaaten. Deutsche digitale qualifizierte Signaturen dürfen in einigen Fällen auch in Italien anerkannt werden. Es ist allerdings nicht selbstverständlich, dass eine in Deutschland anerkannte qualifizierte elektronische Signatur reibungslose Geschäftsvorgänge in Italien ermöglicht.
PEC und digitale qualifizierte Signatur sind für Gesellschaften in Italien unverzichtbar. Wer in Italien aktiv werden will, sollte diese Instrumente daher gut kennen und rechtzeitig tätig werden, denn Beschaffung und Verifizierung der Signatur können Zeit in Anspruch nehmen. Je nach Bedarf und Situation lohnt es sich außerdem, vorab zu klären, welche Lösung die richtige ist und wie man am besten vorgeht.
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